От бумаги к ЭДО: подписание проще, чем вы думали

От бумаги к ЭДО: подписание проще, чем вы думали

Во многих процессах на предприятиях (например, при согласовании официальных документов, продаже/приемке товара, перемещении товарно-материальных ценностей) предполагается участие нескольких ответственных. Значит, и подписей должно быть несколько. Более того, почти все формы документов, утвержденные законодательно, содержат несколько полей для подписания.

Эта особенность тоже смущает клиентов при переходе на электронный документооборот (ЭДО), ведь большинство воспринимают этот процесс буквально как перенос бумаги в компьютер.

Так можно ли заменить несколько подписей на бумаге одной, но на электронном документе (ЭД), и нужно ли это делать? 

Кейс - Одна за всех: используем процедуру согласования

В любой крупной организации распространенный кейс – это подписание документа несколькими ответственными лицами. В нашей практике самыми яркими примерами служат: согласование первичной учетной документации, оформляемой при продаже товара/оказании услуг, а также обязательное согласование официальных документов внутри компании (письма, договоры).

В случае перевода такого процесса в электронный вид на первый план выходят две характерные особенности:

●    Во-первых, сложно выстроить сам процесс подписания. Нужно учесть маршрут движения документа от одного ответственного к другому и т.д., а также предусмотреть порядок действий, если в случае выявления ошибки или неточности кто-то из участников не подпишет документ.

Такие вопросы решаются за счет внедрения системы электронного документооборота (DIRECTUM), которая не только сохраняет внутренние процессы предприятия, но и оптимизирует их. Сервис обмена электронными документами тоже может использоваться как инструмент для решения подобных задач. Например, в веб-клиенте Synerdocs можно настроить процедуру согласования документа – этой функциональности будет вполне достаточно для небольшой или средней компании.

●    Во-вторых, появляются затраты на покупку сертификатов ключей проверки электронной подписи (ЭП). Отмечу, что нужно отслеживать срок действия каждого из них и вовремя перевыпускать сертификаты всем ответственным за подписание сотрудникам.

Само собой, организации стремятся уменьшить количество подписантов, в идеале – оставить только одного. Но в таком случае возникает новый вопрос: не скажется ли это сокращение на юридической значимости ЭД? Чтобы подобных сомнений не возникало, необходимо:

1.   Изучить нормативную базу на предмет принципиальной возможности использования конкретного документа в электронной форме. В этом помогут специалисты сервиса обмена. Как правило, прямых запретов по переводу документов в электронный вид немного. Чаще этому мешают неоднозначные правила хранения или представления документов в госорганы.

2.   Для каждого вида документации, переводимого в электронную форму, предусмотреть порядок работы и отразить его во внутренних нормативных актах.

3.   Если внутри компании используется СЭД, настроить маршрут движения документа таким образом, чтобы он прошел все предусмотренные порядком (см. выше) стадии обработки.

4.   Определить сотрудника, который наделен полномочиями подписывать документ после того, как его согласовали другие ответственные лица. Именно его подпись будет «на электронном документе», поэтому критически важно ознакомить такого сотрудника с ответственностью за его действия.

Соблюдая эти рекомендации, можно не сомневаться в юридической значимости и свободно перевести документ и процесс работы с ним в электронную форму.

Если вас интересуют еще примеры реализации, свяжитесь с нами, мы поделимся опытом.




Возврат к списку




Подпишитесь на новости

Чтобы вы могли быть в курсе последних изменений и новостей "БР Консалт", рекомендуем подписаться на нашу рассылку.

Ваш email:

email рассылки Конфиденциальность гарантирована

email рассылки