Идеальное совещание. Как этого добиться?!

Идеальное совещание. Как этого добиться?!

Совещания – популярная форма обмена информацией и принятия коллективного решения. Однако, они «съедают» много времени на подготовку к проведению и оформление результатов.

Вам было поручено организовать совещание. Для этого нужно заранее разослать участникам повестку и сопутствующие материалы, а после совещания зафиксировать итоги в протоколе, а далее передать поручения на исполнение и проконтролировать исполнение принятых решений. И если учесть, что у Вас несколько совещаний в неделю, а то и в день, то количество подобной «рутины» увеличивается…

В результате все сотрудники организации неизбежно зададутся вопросом: «Сколько это будет продолжаться?» «Как сделать подготовку совещаний проще и быстрее?».
И у нас есть решение – модуль «Совещания» в DirectumRX.

Давайте посмотрим, чем нам поможет этот модуль.

Подготовка совещания

В один клик мы создаем карточку будущего совещания. Заполняем тему, дату, время, место, участников. И сразу создаем повестку, для этого в карточке есть отдельная кнопка. Это удобно, так как информация о совещании дублируется в карточку повестки. А еще для повестки есть свой шаблон, в котором настроено автозаполнение, так что данные о совещании переносятся и в содержимое документа. Не нужно несколько раз заполнять одно и то же.

Остается только дописать темы докладов и добавить связанные материалы: проекты решений, презентации к совещанию и прочие документы. Несколько минут – и повестка готова. Отправляем ее на согласование председателю и участникам. Ну а сами можем отправиться пить чай, ведь мы сэкономили довольно много времени.

После совещания

После проведения совещания нужно зафиксировать его результаты и разослать всем поручения.

Протокол, как и повестку, мы можем создать из карточки совещания. Для протоколов, кстати, также есть свои шаблоны: полный и краткий . Преднастроенные шаблоны значительно упрощают жизнь, и вот почему. Во-первых, основная информация переносится в документ из карточки совещания. А во-вторых, прямо из текста документа можно автоматически сформировать поручения. 

В стандартных шаблонах протоколов есть таблица «Выданные поручения». В ней указываются решения, принятые на совещании. В заголовках столбцов этой таблицы есть специальные элементы управления содержимым. С их помощью система соотносит столбцы таблицы с полями в карточках поручений. Стандартные шаблоны администратор может изменить, например, добавить логотип организации. А если в организации уже разработаны свои шаблоны и хочется, чтобы по протоколам из этих шаблонов также быстро формировались поручения, то администратор может добавить подобную таблицу в них. 

Но вернемся к протоколу. Заполнив таблицу «Выданные поручения», можно смело отправить в работу исполнителям. Для этого в карточке протокола нажимаем только одну кнопку. Несколько секунд – и система сама сформировала поручения. Вручную переносить данные из документа в задания нам уже не понадобится. Нужно лишь проверить созданные поручения и отправить их на исполнение. Согласитесь, это снова экономит наше время.

Держим поручения под контролем…

Одним проведенным совещанием дело не ограничивается, как мы предполагаем у нас их может быть несколько. По каждому нужно вовремя подготавливать повестки, оформлять протоколы, отправлять поручения и контролировать их исполнение. Уследить за всем бывает непросто, но DirectumRX дает в помощь сразу несколько инструментов:

  • Вкладка "Поручения" в карточке совещания для мониторинга исполнения поручений, созданных по конкретному протоколу;
  • Полный реестр совещаний для определения состояния работ по всем совещаниям;
  • Реестр протоколов для исполнения решений по протоколам совещаний, где вы участник, секретарь или председатель, а также по протоколам на исполнении у вас, ваших подчиненных или любого другого сотрудника;
  • Отчет для контроля сроков исполнения решений по отдельному совещанию и по совещаниям за конкретный период.



Какой же вывод?

Стоит сказать, что эффективными могут быть только грамотно подготовленные совещания. Не тратить много времени на рутину по их организации поможет модуль «Совещания».

Вместе с новым модулем Вы:

  • сократите трудоемкость оформления повесток и протоколов;
  • ускорите передачу принятых решений на исполнение;
  • упростите контроль за исполнением решений;
  • получите быстрый доступ к документам по каждому совещанию.

В следующих статьях мы еще поговорим о новинках DirectumRX 2.8 и не только. Следите за новостями и Вы также можете БЕСПЛАТНО оценить систему DirectumRX на нашем демо-стенде, просто свяжитесь с нами любым удобным способом. 



Возврат к списку




Подпишитесь на новости

Чтобы вы могли быть в курсе последних изменений и новостей "БР Консалт", рекомендуем подписаться на нашу рассылку.

Ваш email:

email рассылки Конфиденциальность гарантирована

email рассылки